💬 01｜建立會議
進入 『會議紀錄』 主頁面後，於畫面右上方點選 ＋建立會議 按鈕。系統將彈出新增視窗，引導您完成會議主檔的初始化設定。
圖一 - 點選「+建立會議」
如圖二，在建立會議紀錄時，系統提供多項關鍵欄位供管理人員填寫。
請參閱下列欄位說明進行標註，詳實且精確的基礎資訊，不僅能確保後續決議追蹤的嚴謹性，更能大幅提升日後跨專案檢索的便利性。
欄位名稱 | 說明 |
|---|---|
會議主旨 | (必填) 記錄會議的核心名稱。建議採統一命名慣例(如：第N次工務會議、B1樓版灌漿前協調會)，以便日後快速索引。 |
日期 | (必填) 紀錄實際招開會議日期。此日期常作為工程法律中「知悉特定事件」的起算點，對工期展延申請至關重要。 |
時間 | 標注會議的具體時段。詳實的紀錄有助於還原決策當下的時序脈絡，特別是在處理緊急派工或工安事件時。 |
地點 | 詳列開會場所（如：二樓工務所、現地 B2 區、視訊會議）。 |
會議等級 |
|
會議類型 |
|
與會人 | (必填) 紀錄所有參與討論的單位與個人。支援選擇系統帳號或自定義輸入（紀錄外部顧問、政府官員或未註冊帳號之廠商代表等）。 |
會議標籤 | 使用者可自定義標籤（如：#變更設計、#進度落後、#查驗缺失）。透過標籤，管理者能跨會議分析特定問題的演進與結案狀況。 |
關聯會議 | 可選擇本專案中過往已建立的會議紀錄進行關聯。系統將自動建立雙向連結，方便管理人員在多個相關會議間快速跳轉。 |
圖二 - 新建會議紀錄畫面
01 - 1｜會議與會人設定與權限說明
在填寫會議紀錄時，必須為每位與會人員設定其 「會議身分」 與 「系統操作權限」，相關規則如下：
一、會議身份設定
不論人員來源為何，皆需從下拉選單中指派其在該次會議中的角色：
主席 (Chairperson)
負責主持會議及裁示決議者。
紀錄 (Recorder)
參與編寫會議內容與追蹤事項者。
出席者 (Attendance)
參與討論並接收決議之相關單位代表。
二、與會人選擇
在建立新的會議記錄時，系統提供三種靈活的人員選取方式，旨在協助管理人員在面對不同規模與性質的會議（如 20 至 40 人的常態性會議）時，能精準且快速地完成名單配置。
與會人群組
針對每日晨夕會、每週進度協調會等固定班底，建議直接使用「套用群組」功能：
操作方式： 在與會人欄位點選 ，從清單中選取預設好的範本（如：每週進度與介面協調組）。
管理效益： 系統將一鍵帶入該群組內的所有成員及預設身份（主席、紀錄、出席者），無需在數百人的名單中重複勾選，可有效避免漏選關鍵監理或分包單位窗口。
套用與會人群組
選擇與會人
若需針對特定會議臨時挑選成員，系統提供五大分類標籤，方便從不同來源快速定位：
專案成員： 快速選取當前專案編制內的人員。
公司成員： 解決從 300 多位 公司同仁中找人的需求，透過關鍵字搜尋即可找出非駐點的內部品管、技術或行政人員。
外部聯絡人： 選取系統已建檔的外部合作夥伴、顧問或特定協力廠商窗口。
相關成員： 系統自動彙整與本業務具備關連性的特定管理人員，供快速勾選。
關聯專案成員(關聯的監造/營造）： 針對跨標案或介面銜接會議，可直接選取相鄰工程的負責人員，落實跨單位資訊對等。
選擇與會人
自訂與會人
若參與者不屬於上述任何系統帳號（如臨時到場的外部專家、地主代表或機關窗口），可使用此功能：
操作方式： 手動輸入對方的 姓名、電子郵件。
管理效益： 確保會議紀錄與後續的待辦事項通知能透過 Email 準確送達該臨時成員，維持工程紀錄的完整參與歷程。
自訂與會人
三、與會人操作權限
除了身份定義外，發起人還需手動配置特定的系統操作權限，以決定該成員是否具備異動會議記錄的能力。
編輯權限
獲得此權限的人員可對會議記錄進行文字修改、增建附件檔案及編輯待辦事項等。
建議賦予「紀錄」人員編輯權限，以便其紀錄完整會議過程，並在會議後針對草稿進行最終修飾。
操作權限
封存權限
具備此權限的人員可執行「結案封存」操作。一旦單據封存，會議記錄即歸檔且無法再被編輯。
此權限通常由「主席」或「高階管理人員」持有，作為內容覆核後的最後定稿確認。
會議記錄權限說明
權限說明
圖四為會議記錄角色職限對照表，本表詳列各與會身份在會議記錄模組中的系統操作權限。發起人應依據現場管理需求，於設定名單時精準勾選對應權限，以確保資訊異動與歸檔流程符合權責定義。
⚠️ 請注意：非專案成員不支援任何會議操作權限。
符號定義
： 表示該人員或身份具備該項操作權限。
例如：
無論工地主任是否具備編輯/封存權限，皆可執行所有操作。
只要是該場的與會人，皆可檢視該會議記錄內容；若為專案成員，但未參加此次會議，僅可檢視公開之會議。
： 表示該人員或身份不具備該項操作權限。
例如：
若無編輯權限，即使具備封存權限，仍無法編輯會議記錄之內容。
縱使為與會人，只要是非專案成員，則不可對會議記錄進行任何操作。
N/A： 表示該功能對於該角色不適用。
例如：
新增會議記錄功能僅能由具專案權限之成員操作；與會議權限無關。
由於尚未歸檔之會議記錄皆不會列入待辦事項內，故不論具何種權限，皆為N/A。
由於已歸檔之會議記錄本就已封存，不可在進行任何編輯、修改，故在編輯內容、歸檔封存、刪除等，皆為 N/A。
填寫範例如圖三、圖四所示，實務操作建議如下表格：
步驟 | 操作 | 說明 |
Step 1 | 先選取主要群組 | 建議先以 |
Step 2 | 補齊特定對象 | 利用 |
Step 3 | 新增自訂人員 | 若有臨時到場的外部顧問，點選 |
Step 4 | 核對身份與權限 | 最後確認每位成員的身份（主席/紀錄）與操作權限（編輯/封存），即可完成配置。 |
🔐 機密會議存取權限：特殊例外說明
雖然系統針對「機密」等級之會議設有嚴格的存取限制，但在營建管理實務中，基於「工地負責人制」，系統設有以下權限例外規則：
一般原則： 機密會議之紀錄僅限於「與會人名單」內的人員可以檢視與檢索。
管理特權（工地主任）： 若使用者的系統職能設定為 「工地主任」，則具備最高層級之閱覽權限。不論該位工地主任是否被列入與會人名單，皆具備權限編輯、查看該專案下所有的機密會議內容。
此設計是為了確保工地主任在處理突發爭議、工安事故檢討或高層決策時，能掌握百分之百的資訊。工地主任作為案場的第一責任人，不應因行政登載疏漏（漏列與會人）而被排除在核心資訊之外。
圖三 - 新增會議記錄(一)
圖四 - 新增會議紀錄(二)
完成畫面如下：
圖五 - 完成畫面
✍️ 02｜編輯會議紀錄
於 『專案會議紀錄』 主畫面中，於清單內找到欲編輯的會議項目。直接點選該會議項目，即可進入紀錄詳情頁面進行內容編寫。
圖一 - 選取會議
進入會議紀錄詳情後（如圖二所示），系統採用雙頁籤設計，將資訊分類為會議資訊與議題討論，方便您在基礎資料維護與決議執行紀錄間快速切換。
提示
建議您先在『會議資訊』確認與會人名單無誤後，再切換至『議題討論』開始錄入決議事項，以確保資訊權限與派工對象的準確性。
會議資訊
此頁籤主要負責會議的靜態資料管理與權限控管，包含：
修改會議資訊： 調整會議主旨、時間、地點及會議等級（公開/機密）。
與會人管理： 設定出席名單、指派會議身分 (主席、紀錄、出席者)，並授予系統帳號之操作權限
管理相關釋疑單： 集中檢視與本場會議相關聯的釋疑單（RFI）狀態。
會議相關附件： 上傳會議簽到表、現場全景照片或參考圖說等佐證資料。
相關會議： 查看與過往會議的連結，梳理專案決策的演進脈絡。
議題討論
此頁籤為會議紀錄的動態執行區，用於將討論內容轉化為行動指令：
會議總結： 填寫本次會議的整體結論（建議包含時程動態、重大決策與風險提醒三要素）。
會議議題： 結構化錄入各項討論議題，包含議題主旨、備註、標籤及分析屬性。
決議與待辦： 在個別議題下填寫最終決議，並新增待辦事項以聯動【派工單】或【釋疑單】，達成跨模組追蹤。
02 - 1｜會議資訊
圖二 - 開啟會議
相關釋疑單
如圖三，點選下方『相關釋疑單』欄位之 
按鈕，即可開啟會議相關釋疑單管理頁面。在此視窗中，您可以將本次會議討論之各項議題，與系統內現有的釋疑單（RFI）進行關聯，確保技術疑義的討論與正式公文紀錄能互為佐證，達成資訊同步管理。
圖三 - 點選「編輯」
查看釋疑單
進入管理畫面後，系統將顯示該專案下所有的釋疑單紀錄。
系統預設顯示為已送出的釋疑單（由公司成員對外提出的詢問）。若欲檢視由其他單位（如建築師、業主或分包商）發給公司成員之釋疑詢問，請點選上方頁籤切換至已接收的釋疑單。
這能確保會議中不論是公司對外的請求，或是他人對公司的提問，皆能完整納入追蹤。
圖四 - 會議相關釋疑單管理畫面
如圖五，於釋疑單列表中找到欲查看的項目後，直接點選其 釋疑單號，系統將立即跳轉至該單據詳情頁面。您可以即時查看具體的詢問內容、相關附件及各方回覆紀錄。
圖五 - 進入釋疑單
釋疑單畫面如下：
圖六 - 查看釋疑單
選取釋疑單
如圖七所示，確認釋疑單內容後，於欲關聯至本次會議紀錄的項目，點選 
按鈕，將該單據加入預選區。待所有相關單據選取完畢，請務必點選右下方的 儲存變更，系統即會正式建立會議與釋疑單之間的連結。
圖七 - 選取釋疑單
完成關聯後的畫面如下圖所示。系統會將選定的釋疑單彙整於清單中，同樣地，您只需直接點擊『釋疑單號』，即可快速跳轉至該單據詳情，詳細查看詢問內容、附件及最新的審核進度。
圖八 - 完成畫面
會議相關附件
如圖九，若有針對「整個會議」之共通性附件（如簽到表、整體環境全景、大宗物料清單等），請於『會議相關附件』欄位右側點選 
圖示，即可開啟檔案上傳視窗。
提示
提醒：本區塊與「議題相關附件」不同，建議用於存放該次會議行政流程或專案整體性之資料。
圖九 - 點選「上傳」
如圖十，開啟上傳視窗後，即可選取欲上傳的相關檔案。待檔案選取完畢，請點選 新增附件 按鈕，系統即會將檔案正式上傳。
圖十 - 上傳附件
完成上傳後的畫面如圖十一所示。所有會議的附件將條列呈現，您只需點選「檔案名稱」，即可直接預覽內容。
圖十一 - 完成畫面
相關會議（被關聯）
在『相關會議（被關聯）』欄位中，系統將自動顯示所有「曾將本次會議設為關聯對象」的會議紀錄清單。您只需點選會議標題或編號，即可快速跳轉查看後續或相關的會議詳情，達成跨場次、跨階段的決策追蹤。
圖十二 - 選取相關會議
如圖十三，進入後即可查看（將本次會議設為關聯會議之會議）詳細會議資訊。
圖十三 - 查看相關會議
02 - 2｜議題討論
若欲填寫會議之整體總結與各項詳細議題，請點選頁籤進行切換，進入『議題討論』視窗開始編寫。
圖十四 - 切換至「議題討論」
填寫會議總結
進入 議題討論 頁籤後，於『會議總結』欄位右側點選 
圖示，即可開始撰寫本次會議的核心摘要與重點結論。
圖十五 - 點選「編輯」
開啟編輯視窗後，請詳細填寫本次會議的整體結論。填寫完畢並確認內容準確無誤後，點選右下方的 儲存變更 即可完成更新。
提示
針對「會議整體總結」，與細節導向的議題決議不同，總結必須具備全局觀與管理高度。在營建業中，總結通常是給專案總監、業主代表或高層主管快速掌握專案動向用的。
以下是建議的會議總結：
1. 關鍵時程與路徑動態 (Critical Milestone & Path)
總括本次會議對專案「大時程」的影響。 應包含重大里程碑的變動、停檢點（Hold Points）的達成狀況，或是關鍵路徑（Critical Path）是否有受阻風險。
如：「本次會議確認 A 棟 12F 灌漿日定於 1/6，目前結構工程進度符合基準計畫；惟元旦連假期間之鋼筋人力需專案追蹤。」
2. 重大變更與爭議決策
紀錄涉及金額（成本）、設計重大修改或各方權責界定的核心決議。應提煉出最需各方注意的契約異動，特別是那些會影響到後續計價或合約權利的事項。
如：「針對地下室地質異常議題，各方達成共識啟動變更設計程序，並由承商於下週前提報影響評估報告。」
3. 交辦事項與高風險控管
針對安全（勞安）、品質缺失或緊急待辦事項的指示。點出當前專案最迫切需要解決的風險點，作為下週會議追蹤的頭條項目。
如：「嚴格執行連假期間之工地門禁與動火管理；另針對本月查驗之結構缺失，廠商需於 1/5 前完成整改並報請複驗。」
圖十六 - 填寫整體結論
完成畫面如下：
圖十七 - 完成畫面
新建會議議題
會議總結填寫完畢後，即可於『會議議題』欄位右側點選 
圖示，開始建立具體的討論議題。透過將會議內容拆解為獨立議題，能有效落實專業分工管理，並確保每一項決議都能精確對接到後續的執行單據。
圖十八 - 點選「+建立議題」
開啟新增視窗後，請詳實填寫會議議題的基本資訊。除了『議題主旨』與詳細『備註』外，您還可以利用『自訂標籤』進行彈性分類，並選定『議題分析屬性』，這將有助於系統在後端自動彙整工程大數據，提升專案控管的精確度。
圖十九 - 填寫議題基本資訊
完成畫面如下：
圖二十 - 完成畫面
填寫決議內容
議題基礎資訊建立完畢後，請於下方的『決議內容』欄位點選 
圖示。此處用以精確記錄該項議題最終達成的共識、工法裁示或時程承諾，是後續發起派工與釋疑作業的核心依據。
圖二十一 - 點選「編輯」
開啟編輯視窗後，即可針對該議題撰寫最終決議內容。填寫完畢並確認資訊精確無誤後，點選右下方的 儲存變更，系統將即時更新該議題的執行狀態。
撰寫專案決議的三要素
為了確保會議紀錄具備法律證據力並能有效指導現場施工，建議決議內容應包含：
具體執行動作： 採用何種工法、材料或程序（例如：採無收縮水泥灌漿、預留孔補強）。
權責執行單位： 明確指定負責的協力廠商或部門（例如：機電分包、土建班組）。
明確完工期限： 設定精確的時點（例如：2026/01/03 17:00 前），而非模糊的「盡速辦理」。
圖二十二 - 撰寫決議內容
完成畫面如下：
圖二十三 - 完成畫面
新增待辦事項
將決議內容填寫完畢後，即可點選待辦事項欄位旁的 
圖示。此動作能將靜態的會議文字，進階拆解為具備執行對象、期限與單據連動功能的動態任務，確保決議事項能精確落地執行。
圖二十四 - 點選「+待辦事項」
開啟待辦事項填寫視窗後，即可將決議轉化為具體任務。請詳實填寫『待辦事項主旨』與『備註』，並確認『相關議題』之關聯性，填寫完畢並確認無誤後，即可點選 新增待辦事項。
圖二十五 - 填寫待辦事項
完成畫面如下：
圖二十六 - 完成畫面
新增附件
待辦事項填寫完畢後，即可點選附件欄位旁的 
圖示，針對各項議題上傳相關佐證資料。系統支援照片、PDF 圖說、Office 文件等多種檔案類型，協助您將會議討論與現場實況連結。
圖二十七 - 點選「+上傳附件」
開啟『議題附件』視窗後，您可以精確選擇欲對應的議題，並支援一次批次上傳多筆檔案。資料上傳完畢並確認無誤後，即可點選視窗右下方之 新增附件 按鈕。
提示
系統內建照片優化技術，能在完整保留高畫質細節的同時，對照片進行高效壓縮。
圖二十八 - 上傳附件
附件上傳成功後的畫面如下圖所示：
若欲檢視檔案詳情或確認照片細節，只需直接點選該檔名，系統即會開啟預覽模式供您查閱。
圖二十九 - 完成畫面